Prendere in locazione un negozio, un ufficio, un laboratorio o un altro immobile destinato a un’attività economica significa assumere un impegno che può incidere sull’impresa per molti anni. Il canone rappresenta soltanto uno degli elementi da valutare. Durata del rapporto, rinnovo, lavori sull’immobile, garanzie, possibilità di cessione, vendita del bene e investimenti effettuati dal conduttore possono avere conseguenze economiche e giuridiche rilevanti.
Per questo motivo un contratto di locazione commerciale non dovrebbe essere considerato un semplice modulo da compilare. Anche quando l’intervento del notaio non è obbligatorio, una verifica preventiva può essere opportuna nelle operazioni più articolate, soprattutto quando il contratto ha una lunga durata, coinvolge società, prevede investimenti significativi o deve produrre determinati effetti nei confronti di terzi.
La questione centrale, quindi, non è stabilire se il notaio serva sempre. Occorre piuttosto capire quando la struttura della locazione rende utile una consulenza notarile e quando forma, trascrizione e corretta impostazione delle clausole diventano particolarmente importanti.
Che cos’è un contratto di locazione commerciale
Con l’espressione comunemente utilizzata di contratto di affitto commerciale si fa generalmente riferimento alla locazione di un immobile destinato a un uso diverso da quello abitativo.
Può riguardare, per esempio, immobili nei quali vengono esercitate attività commerciali, industriali, artigianali, turistiche o attività professionali. La disciplina varia a seconda della destinazione dell’immobile e della natura dell’attività esercitata.
La legge prevede, per numerose locazioni a uso diverso dall’abitazione, una durata minima di sei anni. Per determinate attività, tra cui quelle alberghiere e teatrali, la durata minima è invece di nove anni. Sono inoltre previste regole specifiche in materia di rinnovo e diniego del rinnovo alla prima scadenza.
Questi termini spiegano perché la scelta di un immobile commerciale richieda una prospettiva diversa rispetto a una normale decisione di breve periodo. Un’impresa potrebbe sostenere spese per adeguare i locali, installare impianti, arredare gli spazi, realizzare opere o costruire nel tempo un valore commerciale collegato proprio a quella sede.
Il contratto dovrebbe quindi essere valutato anche alla luce di ciò che potrà accadere negli anni successivi.
Locazione commerciale e affitto d’azienda non sono la stessa cosa
Un’altra distinzione essenziale riguarda locazione commerciale e affitto d’azienda.
Nella locazione l’oggetto centrale del rapporto è l’immobile: il proprietario concede al conduttore il godimento dei locali nei quali quest’ultimo svolgerà la propria attività.
Nell’affitto d’azienda, invece, viene concesso in godimento un complesso organizzato di beni predisposto per l’esercizio dell’impresa. L’immobile può farne parte, ma non rappresenta necessariamente l’elemento principale dell’operazione.
La differenza non è soltanto terminologica. Può influire sulla disciplina applicabile, sulla struttura del contratto e sulle verifiche necessarie. Prima di redigere l’atto è quindi importante comprendere quale sia realmente l’operazione economica che le parti intendono realizzare.
Quando il rapporto coinvolge anche aziende, partecipazioni o altre operazioni societarie può essere utile inquadrare la locazione all’interno di una consulenza più ampia sui servizi notarili per le imprese.
Cosa valutare prima di firmare una locazione commerciale
Un contratto efficace deve tradurre in clausole precise il progetto economico delle parti. Non è sufficiente individuare l’immobile e stabilire il canone mensile.
Uno dei primi elementi da verificare riguarda l’identificazione dei soggetti che sottoscrivono il contratto e, quando intervengono società, i relativi poteri di rappresentanza. Allo stesso tempo devono essere identificati con precisione l’immobile e la destinazione per la quale viene concesso in locazione.
Occorre poi disciplinare il canone, le modalità di pagamento, gli eventuali meccanismi di aggiornamento, il deposito cauzionale e le ulteriori garanzie concordate. In un rapporto destinato a durare diversi anni assumono particolare rilievo anche la ripartizione delle spese e la responsabilità per interventi di manutenzione, adeguamenti o opere realizzate dal conduttore.
Destinazione dell’immobile e attività prevista
Il fatto che un immobile sia disponibile non significa automaticamente che sia adatto a qualsiasi attività.
Prima della sottoscrizione è opportuno valutare la compatibilità tra il progetto del conduttore e le caratteristiche giuridiche e amministrative dell’immobile. A seconda del caso possono rendersi necessarie verifiche tecniche o amministrative affidate ai professionisti competenti.
La consulenza notarile si concentra sul profilo giuridico e documentale dell’operazione e non sostituisce le valutazioni urbanistiche, edilizie, impiantistiche o autorizzative che richiedono specifiche competenze tecniche.
Questa distinzione è importante soprattutto quando il conduttore programma investimenti consistenti prima dell’apertura dell’attività.
Lavori, migliorie e investimenti
Un locale commerciale viene spesso modificato per adattarlo all’attività: possono essere realizzate opere interne, installazioni, arredi fissi o altri interventi.
Il contratto dovrebbe chiarire preventivamente quali lavori sono consentiti, chi ne sostiene i costi, quali autorizzazioni sono richieste e cosa avverrà alla cessazione della locazione.
Lasciare questi aspetti indefiniti può trasformare un investimento inizialmente condiviso dalle parti in una fonte di conflitto alla fine del rapporto.
Quanto dura un contratto di locazione commerciale
La durata rappresenta uno degli elementi strutturali della locazione.
Per numerose attività industriali, commerciali, artigianali e professionali la disciplina delle locazioni a uso diverso dall’abitazione prevede una durata minima di sei anni. Per determinate attività alberghiere e teatrali il periodo minimo sale a nove anni.
Alla scadenza opera inoltre il meccanismo del rinnovo previsto dalla legge: normalmente di sei anni in sei anni e, nei casi soggetti alla durata novennale, di nove anni in nove anni. La disdetta deve rispettare termini specifici e, alla prima scadenza, il locatore può negare il rinnovo soltanto nei casi previsti dalla normativa.
La durata non dovrebbe tuttavia essere considerata soltanto come un dato legale.
Per il conduttore può essere strettamente collegata al tempo necessario per recuperare gli investimenti sostenuti sull’immobile. Per il proprietario incide invece sulla disponibilità futura del bene e sulle possibilità di utilizzarlo o trasferirlo.
È proprio quando il rapporto viene progettato sul lungo periodo che la costruzione del contratto richiede maggiore attenzione.
Il notaio è obbligatorio per un contratto di locazione commerciale?
Non tutte le locazioni commerciali devono essere stipulate davanti al notaio.
Per una normale locazione commerciale la legge non impone in via generale la stipula mediante atto notarile. Questo non significa, però, che l’intervento del notaio sia privo di utilità.
Occorre distinguere fra obbligo di una determinata forma e opportunità di ricevere assistenza nella costruzione dell’operazione.
Un contratto tra due parti che prevede una locazione ordinaria può presentare esigenze molto diverse da una locazione di lunga durata sottoscritta da due società, collegata a investimenti importanti e destinata a proseguire anche nell’eventualità di una futura vendita dell’immobile.
In questo secondo scenario il contratto non è più soltanto lo strumento attraverso cui vengono consegnati i locali. Diventa parte dell’organizzazione economica dell’impresa.
Quando può essere utile rivolgersi al notaio
L’utilità della consulenza notarile cresce quando aumenta la complessità dell’operazione.
Un primo caso riguarda le locazioni di lunga durata, nelle quali è necessario valutare con particolare attenzione gli effetti del contratto nel tempo e nei confronti dei terzi.
Un secondo scenario si verifica quando il conduttore deve sostenere investimenti significativi sull’immobile. Se un’impresa prevede lavori, installazioni o interventi che richiedono anni per essere ammortizzati, durata e stabilità del rapporto assumono un’importanza centrale.
L’assistenza può essere utile anche quando locatore o conduttore sono società, quando vengono richieste garanzie articolate oppure quando la locazione è collegata alla cessione o all’affitto di un’azienda.
Infine, merita particolare attenzione il caso in cui sia necessario procedere alla trascrizione del contratto nei registri immobiliari.
Locazioni commerciali superiori a nove anni: perché richiedono particolare attenzione
Il superamento dei nove anni segna un passaggio giuridico particolarmente importante.
Il Codice civile stabilisce che i contratti di locazione di beni immobili con durata superiore a nove anni devono essere redatti per iscritto, sotto pena di nullità. Gli stessi contratti rientrano inoltre tra gli atti soggetti a trascrizione.
La trascrizione richiede un titolo idoneo. Il Codice civile prevede che essa possa essere eseguita sulla base di una sentenza, di un atto pubblico oppure di una scrittura privata con sottoscrizione autenticata o giudizialmente accertata. Nell’ordinaria stipulazione volontaria, questo è uno dei casi nei quali l’intervento notarile assume un rilievo particolarmente concreto.
La forma non è quindi un dettaglio burocratico aggiunto al contratto. È collegata agli effetti che le parti intendono ottenere.
La vendita dell’immobile durante una locazione lunga
Immaginiamo che una società prenda in locazione un immobile per quindici anni e investa somme consistenti per adattarlo alla produzione o alla propria attività commerciale.
Dopo alcuni anni il proprietario decide di vendere.
In questa situazione diventa essenziale comprendere quali effetti la locazione possa produrre nei confronti del nuovo proprietario. Il Codice civile stabilisce infatti che le locazioni immobiliari non trascritte non sono opponibili al terzo acquirente oltre il limite di nove anni dall’inizio della locazione.
Per un’attività che basa parte della propria pianificazione economica sulla possibilità di restare nell’immobile per un periodo più lungo, la questione dell’opponibilità non è quindi teorica.
È uno dei motivi principali per cui, nelle locazioni ultranovennali, la forma e la pubblicità del contratto meritano di essere considerate già in fase di progettazione dell’operazione.
Registrazione e trascrizione non sono la stessa cosa
Uno degli errori più frequenti consiste nel considerare registrazione e trascrizione come due termini equivalenti.
Non lo sono.
La registrazione è un adempimento che riguarda i contratti di locazione immobiliare. L’Agenzia delle Entrate indica che i contratti devono essere registrati quando superano complessivamente trenta giorni nell’anno e che la registrazione deve essere effettuata entro trenta giorni dalla stipula o dalla decorrenza, se anteriore.
La trascrizione nei registri immobiliari, invece, svolge una funzione differente. Rientra nel sistema della pubblicità immobiliare e assume particolare rilievo rispetto agli effetti del contratto nei confronti dei terzi.
Registrare correttamente una locazione, quindi, non significa aver automaticamente risolto tutte le questioni relative alla sua opponibilità.
La distinzione diventa essenziale proprio nelle locazioni di durata superiore a nove anni, che il Codice civile include tra gli atti soggetti a trascrizione.
Grandi locazioni commerciali: cosa cambia oltre 250.000 euro di canone annuo
Non tutte le locazioni commerciali sono economicamente comparabili.
La normativa prevede una disciplina particolare per alcuni contratti di locazione di immobili a uso diverso dall’abitazione nei quali sia pattuito un canone annuo superiore a 250.000 euro.
In presenza dei requisiti previsti dalla legge e purché non si tratti di locali qualificati di interesse storico secondo quanto previsto dalla disposizione, le parti possono concordare contrattualmente termini e condizioni in deroga alla disciplina ordinaria della legge sulle locazioni. Questi contratti devono essere provati per iscritto.
La previsione mostra quanto sia importante distinguere la piccola locazione commerciale dall’operazione immobiliare di maggiore valore economico.
Quando gli importi, la durata e gli interessi coinvolti aumentano, la costruzione del contratto diventa ancora più rilevante. Ogni clausola può incidere sull’equilibrio complessivo dell’operazione e deve essere letta insieme alle altre, non come una formula isolata.
Quali controlli possono precedere la stipula
Prima di sottoscrivere un contratto commerciale è utile ricostruire con precisione chi concede l’immobile, chi lo prende in locazione e quale bene viene effettivamente interessato dal rapporto.
Nel caso delle società occorre inoltre verificare chi sia legittimato a intervenire e con quali poteri.
Sul piano immobiliare è importante che il bene venga correttamente individuato nella documentazione contrattuale. La situazione concreta può inoltre suggerire ulteriori verifiche in relazione alla destinazione prevista dal conduttore.
Quando l’attività richiede autorizzazioni, requisiti edilizi, caratteristiche impiantistiche o specifiche condizioni tecniche, sarà necessario coinvolgere le professionalità competenti prima di assumere impegni economici rilevanti.
L’obiettivo dovrebbe essere evitare che problemi già esistenti al momento della firma emergano soltanto dopo che il contratto è diventato operativo.
Le clausole che richiedono maggiore attenzione
Un buon contratto di locazione commerciale non è necessariamente quello più lungo. È quello che disciplina con chiarezza gli aspetti realmente rilevanti per quella specifica operazione.
Canone, aggiornamenti e garanzie
Oltre all’importo iniziale del canone devono essere considerate le modalità di pagamento, gli eventuali aggiornamenti consentiti e le garanzie richieste dal locatore.
Deposito cauzionale, garanzie personali o altre forme di tutela devono essere valutate nel loro complesso, tenendo conto della durata e del valore economico dell’operazione.
Recesso e cessazione anticipata
La possibilità di uscire anticipatamente dal rapporto è particolarmente importante per un’impresa.
La disciplina delle locazioni a uso diverso dall’abitazione contempla, tra l’altro, il recesso del conduttore per gravi motivi con il preavviso previsto dalla legge. Le parti possono inoltre regolare contrattualmente ulteriori facoltà nei limiti consentiti.
La clausola di recesso deve quindi essere letta con attenzione prima della firma, non quando nasce l’esigenza di lasciare i locali.
Sublocazione e cessione
Le esigenze dell’impresa possono cambiare: l’attività può essere riorganizzata, ceduta o concessa in affitto.
La legge prevede una disciplina specifica quando la cessione del contratto di locazione o la sublocazione dell’immobile avvengono insieme alla cessione o all’affitto dell’azienda. In determinate condizioni il consenso preventivo del locatore non è richiesto, fermo restando l’obbligo di comunicazione e la possibilità di opposizione per gravi motivi.
È quindi opportuno considerare già nella fase iniziale quale rapporto esista tra l’immobile e l’organizzazione aziendale che vi opera.
Lavori e restituzione dei locali
Un contratto commerciale dovrebbe disciplinare anche cosa accadrà alle opere effettuate dal conduttore.
Quali modifiche sono consentite? Chi paga gli interventi? Alla fine della locazione i locali dovranno essere ripristinati? Quale sarà il destino delle installazioni realizzate?
Sono questioni molto concrete che possono avere un valore economico significativo e che difficilmente trovano una risposta soddisfacente in un fac simile standard.
Vendita dell’immobile durante la locazione
Un contratto commerciale può proseguire per molti anni, mentre la proprietà dell’immobile può cambiare.
Per questo motivo è opportuno considerare sin dall’inizio cosa potrebbe accadere in caso di vendita.
Il tema comprende sia l’opponibilità del contratto al nuovo proprietario, particolarmente importante nelle locazioni ultranovennali, sia l’eventuale applicazione del diritto di prelazione del conduttore nei casi previsti dalla legge.
L’articolo 38 della legge n. 392 del 1978 disciplina, quando ne ricorrono i presupposti, la prelazione del conduttore in caso di trasferimento a titolo oneroso dell’immobile e stabilisce modalità e termini per il suo esercizio. Non si tratta, però, di un diritto che può essere attribuito indistintamente a qualsiasi locazione commerciale: occorre sempre verificare la fattispecie concreta.
Anche questo dimostra perché una valutazione corretta non possa basarsi soltanto sull’etichetta di contratto commerciale.
Indennità per perdita dell’avviamento: non si applica a ogni attività
Un altro tema spesso associato alle locazioni commerciali riguarda l’indennità per la perdita dell’avviamento.
La disciplina tutela, in determinate circostanze, il valore che l’attività economica ha costruito anche grazie al rapporto con il luogo nel quale viene esercitata. Non tutte le locazioni a uso diverso dall’abitazione, tuttavia, rientrano automaticamente nel medesimo regime.
La presenza di contatti diretti con il pubblico, la tipologia di attività e la causa della cessazione del rapporto possono incidere sull’applicazione della disciplina.
Anche in questo caso è quindi preferibile evitare formule assolute e verificare concretamente il rapporto prima di stabilire quali diritti sorgano alla cessazione della locazione.
Gli errori da evitare prima di sottoscrivere il contratto
Uno degli errori più frequenti è partire da un fac simile e modificare soltanto nomi, indirizzo e canone.
Un modello può essere utile come struttura iniziale, ma non conosce il progetto delle parti. Non sa se il conduttore investirà centinaia di migliaia di euro sull’immobile, se il proprietario pensa di venderlo, se l’attività potrà essere ceduta o se il rapporto dovrà durare quindici anni.
Un altro errore consiste nel concentrare la negoziazione quasi esclusivamente sull’importo del canone. Una locazione apparentemente conveniente può diventare problematica se sono poco chiare le regole su lavori, recesso, garanzie o restituzione dei locali.
È inoltre importante non confondere locazione dell’immobile e affitto d’azienda, così come non bisogna confondere registrazione e trascrizione.
Infine, sarebbe rischioso iniziare lavori costosi sull’immobile prima di aver verificato che la durata e la struttura giuridica del rapporto siano coerenti con l’investimento previsto.
Valutare il contratto prima della firma tutela entrambe le parti
La funzione di un contratto ben costruito non è favorire il proprietario o il conduttore, ma definire con precisione il rapporto che entrambi hanno deciso di instaurare.
Nelle locazioni commerciali questa esigenza è particolarmente evidente perché il contratto può accompagnare l’attività economica per molti anni.
Chiarire preventivamente durata, lavori, garanzie, modalità di uscita dal rapporto, cessione, effetti di un’eventuale vendita e posizione delle parti consente di ridurre le aree di incertezza.
L’intervento notarile assume quindi un valore diverso a seconda dell’operazione. In una locazione ordinaria può essere richiesta una consulenza preventiva; nelle locazioni più strutturate, soprattutto quando entrano in gioco trascrizione e opponibilità ai terzi, il ruolo del notaio può diventare direttamente funzionale agli effetti che le parti intendono ottenere.
Consulenza notarile per contratti di locazione commerciale a Bergamo
Un contratto di locazione commerciale dovrebbe essere costruito partendo dall’operazione concreta, non da una formula standard.
Durata del rapporto, caratteristiche dell’immobile, investimenti programmati, soggetti coinvolti e possibile evoluzione dell’attività possono determinare esigenze molto differenti da un caso all’altro.
Lo Studio Notarile Michela Serpico assiste privati, imprese e professionisti nella valutazione degli aspetti giuridici delle operazioni immobiliari e societarie, con particolare attenzione alla chiarezza delle condizioni concordate e agli effetti dell’atto nel tempo.
Quando la locazione presenta elementi di particolare complessità o quando è necessario valutare forma, trascrizione e opponibilità del contratto, una consulenza preventiva permette di esaminare l’operazione prima dell’assunzione degli impegni definitivi.
